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Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) son sistemas de gestión de información que integran y controlan muchas de las actividades relacionadas con los aspectos operativos, productivos y de distribución, de bienes o servicios.

La Planificación de Recursos Empresariales es un término derivado de la Planificación de Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificación de Requerimientos de Material (MRP). Los sistemas ERP normalmente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y la contabilidad  en una organización. Puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos.

Este sistema es un sistema que trata directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios electrónicos tales como comercio electrónico, gobierno electrónico, telecomunicaciones electrónicas y finanzas electrónicas; así mismo, es un sistema que trata directamente con los proveedores, no estableciendo únicamente una relación administrativa con ellos (SRM), en contraste con el sistema de apertura de datos (front office), que crea una relación administrativa del consumidor o servicio al consumidor ( CRM).

Los ERP son utilizados ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Todos los departamentos funcionales que están involucrados en la operación o producción están integrados en un solo sistema. Además de la manufactura o producción, almacenamiento, logística e información tecnológica, se incluyen también  la contabilidad, los recursos humanos y a veces herramientas de mercadotecnia y administración estratégica.

Estos sistemas integrales de gestión para la empresa se caracterizan por estar compuestos de diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS (sistema de información geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa y cubre la necesidad de "Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo".

Objetivos

1.- Optimización de los procesos de una organización.

2.- Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna.

3.- La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.

4.- Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

5.- Otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.


Características

a) Integrales

Permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí. De este modo cada departamento interactuara con el resto de los departamentos de la organización a través del ERP. El departamento de compras afecta a los almacenes, los almacenes proporcionan información al área de facturación, el área de facturación proporciona información al departamento de cobranza, el departamento de cobranza a la tesorería, la tesorería al área contable, etc.

b) Modulares

Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnicamente es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.

c) Adaptables

Los ERP están creados para adaptarse a las necesidades de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido fundamental que se debe hacer con cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.


d) Base de datos centralizada

Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las operaciones. En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes. Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniería de Procesos, necesario en algunos casos.

Aunque el ERP pueda tener menús modulares configurables según los roles de cada usuario, es un todo. Esto es: es un único programa (con multiplicidad de librerías, eso si) con acceso a una base de datos centralizada. No debemos confundir en este punto la definición de un ERP con la de una suite de gestión.

La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales especialmente indicadas o preparadas para determinados procesos de negocio de un sector (los más utilizados).

Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difíciles de implantar debido a que necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la parametrización inicial de la aplicación que es común. Las personalizaciones y desarrollos particulares para cada empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, dinero para modelar todos los procesos de negocio de la vida real en la aplicación.

Los métodos de implantación de los ERP varían notablemente según el perfil de cada empresa. Requieren de trabajo bien realizado, una correcta metodología y aspectos que deben cuidarse antes y durante el proceso de implantación, e inclusive cuando el sistema esta ya operando. El proceso conveniente podría ser el siguiente:

1.- Definir los resultados que se desean obtener con la implantación de un ERP.
2.- Definir el modelo de negocio.
3.- Definir el modelo de gestión.
4.- Determinar la estrategia de implantación.
5.- Evaluar las oportunidades para herramientas complementarias al producto ERP.
6.- Adecuar la estructura y plataformas tecnológicas.
7.- Analizar el cambio organizativo.
8.- Presentar una visión completa de la solución a implantar.
9.- Implantar el sistema.
10.- Ejecutar controles de calidad.
11.- Revisar auditorias del entorno técnico y del entorno de desarrollo.
12.- Asistencia y revisiones finales a la implantación.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales están muchas veces estrechamente ligados a suplementar la cadena administrativa y los sistemas de automatización logística. El software de cadenas de suplemento administrativo puede extenderse a los sistemas ERP para incluir enlaces con proveedores.

Para la correcta implementación de los sistemas ERP, es necesaria la ayuda de un proveedor o vendedor de ERP  reconocido o de una compañía consultora. Consultar en el ERP incluye dos niveles, que son consulta de negocios y consulta técnica. Una consulta de negocios estudia los procesos de negocios actuales de las compañías y muchos de estos corresponden a los procesos del sistema ERP, a través de la configuración de los sistemas ERP para las necesidades de las organizaciones. La consulta técnica muchas veces implica programación. La mayoría de los vendedores de ERP permiten modificar sus software para las necesidades de los negocios de sus clientes.

Iniciar el proceso de implantación de un ERP sin la ayuda de una compañía consultora como Asesoriainformatica, puede provocar inconsistencias operacionales ò perdidas significativas de recursos y probablemente la necesidad de reiniciar todo el proceso.

Personalizar un paquete ERP puede resultar muy costoso y complicado, porque muchos paquetes no están diseñados para el soporte personal, así que muchos negocios implementan la mejor de prácticas en la arquitectura de los sistemas ERP. Algunos paquetes ERP son muy genéricos en sus reportes e informes, tal personalización se espera en cada implementación. Es importante el reconocimiento para estos paquetes, hace con mucho más sentido la compra de los reportes de paquetes de tercera parte, que interactúan particularmente con el ERP.  No obstante una compañía consultora es la idónea para determinar el software que cubre todas las necesidades de la organización.

Existen diversos sistemas ERP y muchos están basados en Web. Las compañías podrían desplegar ERP basados en Web, porque no requiere un lado cliente en la instalación, y es un cruce de programa y mantenimiento central. Mientras se tenga una conexión a internet, se puede acceder a los ERP basados en Web a través del típico navegador web.

La seguridad de las computadoras esta incluida en los ERP, para proteger los datos de crímenes externos, tal como el espionaje industrial, el crimen interno y la malversación. Una falsificación en el escenario de los datos puede involucrar terrorismo alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner veneno en los productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a prevenir el abuso.

Hay conceptos de mercadeo y ventas (los que incluyen CRM o la relación administrativa con los consumidores, back end (el trabajo interno de la compañía para satisfacer las necesidades de los consumidores) que incluye control de calidad, para asegurarse que no hay problemas no arreglados, en los productos finales; cadena de abastecimiento (interacción con los proveedores y la infraestructura). Todo esto puede ser integrado a través de la ERP, aunque algunos sistemas tengan espacios de menos comprensibilidad y efectividad. Sin un ERP que integre todo esto, puede ser complicado para la administración de la manufactura.


Desventajas

Las dificultades de acuerdo con nuestra experiencia se pueden resumir en 2:

- Implementación. Un estudio inadecuado o deficiente respecto a las necesidades de la compañía y de los recursos generalmente provoca múltiples errores e inconvenientes en la operación de un ERP.

- Capacitación. La falta de educación continua para el personal involucrado da como resultado el desperdicio de recursos y hasta errores serios en la utilización de los sistemas ERP.

Ambos aspectos pueden ser factores que reduzcan significativamente el valor de los ERP y poner en riesgo el funcionamiento de una organización. Ya sea por tiempos prolongados en los que el sistema está inoperable o por la entrega de resultados inciertos contenidos en la base de datos del ERP.

Limitaciones

Cualquier sistema ERP requiere de ser alimentado, administrado y supervisado adecuadamente. Si el sistema es operado por personal no capacitado, o si es supervisado por personas sin suficiente experiencia, deja de ser confiable toda información que de él podamos obtener y las necesarias revisiones manuales de la información hacen engorroso cualquier proceso operativo o administrativo.

Muchos vendedores o propietarios de ERPs, cargan elevadas sumas de dinero para la renovación de sus licencias anuales, que frecuentemente no está relacionadas con el tamaño del ERP de la compañía o sus ganancias.

El personal de soporte técnico en ocasiones atiende a los operadores del ERP de modo inadecuado o con soluciones incorrectas, con el fin de concluir ese asunto presente rápidamente.

La resistencia interna para compartir información entre los departamentos de una organización puede reducir la eficiencia del software.

La clasificación de un determinado software de gestión como ERP determina que disponga de una serie de requisitos y funcionalidades que posibiliten su diferenciación. En el mercado del software de hoy en día es habitual que cualquier suite de gestión pretenda un mayor reconocimiento (por lo general irreal, dado que es igualmente necesario un software de gestión normal que un ERP, sólo que para niveles diferentes) por el hecho de ser conocida como ERP en lugar de como software de gestión. Así podemos ver como estrategias de marketing que determinados programas de gestión que llevan en el mercado varios años, cambian bruscamente su denominación a ERP, buscando un nicho de trabajo superior (por lo general acompañado de una mayor remuneración, reconocimiento, etc) sin incrementar proporcionalmente la funcionalidad.

La principal diferencia estriba en la definición. Un ERP es una aplicación que integra en un único sistema todos los procesos de negocio de una empresa. Adicionalmente se pretende que todos los datos estén disponibles todo el tiempo para todo el mundo en la empresa (obviando por el momento permisos sobre disponibilidad, etc) de una manera centralizada.

Esto descarta como ERP aquellos programas basados en múltiples aplicaciones (denominados comúnmente suites) independientes o modulares que duplican la información (aún cuando la enlacen automáticamente) o no la centralizan en una única base de datos. También elimina aquellos programas que se basan en sistemas de base de datos de ficheros independientes (sin motor de base de datos).

Por otra parte la definición tradicional nos dice que los ERP están diseñados para modelar y automatizar todos los procesos básicos con el objetivo de integrar información a través de la empresa, eliminando complejas conexiones entre sistemas distintos. Un ERP es una arquitectura de software que facilita el flujo de información entre las funciones de manufactura, logística, finanzas y recursos humanos de una empresa.

Así que a la característica de la base de datos centralizada y de que los componentes del ERP interactúen entre sí, consolidando todas las operaciones, se debe añadir que en un sistema ERP los datos se introducen una sola vez, debiendo mantener la consistencia, y ser completos. Como característica colateral se puede añadir que, normalmente, las empresas deben de modificar algunos de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Es lo que se conoce como Reingeniería de Procesos.

Estas características básicas debieran permitir diferenciar básicamente entre una suite de gestión (habitualmente compuesta de programas o módulos de facturación y contabilidad) y un ERP puro que debiera incluir todas aquellas funcionalidades que una empresa pueda necesitar (gestión de proyectos, gestión de campañas, comercio electrónico, producción por fases, trazabilidad, gestión de la calidad, gestión de cajas descentralizadas o centralizadas (TPVs), pasarelas de pago electrónico, gestión de la cadena de abastecimiento, logística, etc) integradas y enlazadas entre sí. No basta con tener algunas de esas funcionalidades. Realmente es necesario tener todas, aún cuando no siempre las empresas las necesiten en este momento. Pero deben de estar disponibles internamente para suplir las necesidades futuras.

En definitiva, las suites de gestión y los ERP ocupan dos nichos de mercado, claramente distinguibles desde un punto de vista técnico, pero comercial y publicitariamente cruzables desde abajo hacia arriba. Esto último es lo que hace que muchas empresas medianas o grandes, se enfrenten con graves problemas de gestión al implementar un software que creían ERP y que deja fuera de sus necesidades, bien sean actuales o futuras, muchos de los procesos de negocio básicos que la empresa usa o que ha pasado a usar con el devenir del tiempo.

Asesoriainformatica.com
E. Rivera
México, 2008